Separación y gastos escolares: quién paga qué

Marco legal y conceptos clave

Al abordar la separación y los gastos escolares, lo primero es distinguir qué se entiende por gastos ordinarios y extraordinarios. En términos generales, los ordinarios son previsibles, periódicos y necesarios para el normal desarrollo del menor: matrícula obligatoria, material recurrente, libros, comedor si se utiliza de forma continuada, transporte escolar habitual o uniformes. Estos suelen quedar cubiertos por la pensión de alimentos, que es la contribución económica destinada a sufragar todas las necesidades básicas de los hijos: alimentación, vivienda, vestido, asistencia médica, educación y ocio moderado. Los extraordinarios, por su parte, son los no periódicos, imprevisibles o de cuantía inusual (por ejemplo, una tableta específica exigida de forma excepcional, una excursión internacional, clases de refuerzo intensivo no programadas, u oposiciones/estudios con tasas extraordinarias). Para estos, lo habitual es el pago al 50% o en la proporción que fije la sentencia, siempre que exista acuerdo previo o autorización judicial.

Otro concepto esencial es el interés superior del menor: todas las decisiones económicas deben interpretarse priorizando su bienestar y continuidad educativa. Además, el convenio regulador o la sentencia de divorcio puede detallar qué se considera ordinario y extraordinario para evitar ambigüedades. Cuando no exista precisión, conviene remitirse a criterios de previsibilidad, periodicidad, necesidad y cuantía. Por ejemplo, los libros del curso, al repetirse anualmente, se califican normalmente como ordinarios; una estancia lingüística de verano en el extranjero, como extraordinaria. El régimen de custodia (compartida o exclusiva) no elimina la obligación de contribuir a los gastos educativos, pero sí puede modificar la forma de pago y la existencia o no de pensión de alimentos, sustituyéndose en ocasiones por una cuenta mancomunada para gastos.

Cómo se determina quién paga

La regla práctica es que los gastos ordinarios se cubren con la pensión de alimentos que ingresa el progenitor obligado, y se gestionan en el día a día por quien tiene la guarda en ese momento (o por ambos si existe custodia compartida). Para los extraordinarios, lo más frecuente es el prorrateo al 50%, salvo que el convenio o la sentencia establezcan otro porcentaje atendiendo a la capacidad económica de cada progenitor. Es importante diferenciar entre extraordinarios necesarios (como una ortodoncia prescrita o un refuerzo pedagógico imprescindible acreditado por el centro) y extraordinarios no necesarios (por ejemplo, una actividad de alto coste que no incide en necesidades básicas). Los necesarios suelen requerir simplemente comunicación fehaciente y posterior justificación; los no necesarios exigen acuerdo expreso previo.

Para decidir la asunción de un gasto concreto, aplica una secuencia clara: (1) verifica si ya está contemplado como ordinario en el convenio; (2) si no lo está, analiza previsibilidad, periodicidad y necesidad; (3) comunica por escrito (WhatsApp, email) con suficiente antelación el presupuesto, finalidad, fecha y forma de pago; (4) solicita conformidad y, en caso de silencio o negativa injustificada, conserva la prueba del ofrecimiento. Si el otro progenitor no colabora y el gasto es necesario y urgente, actúa con proporcionalidad, guarda facturas y valora una reclamación posterior. En custodia compartida, es útil crear una cuenta puente donde ambos aporten mensualmente una cantidad fija para gastos comunes del colegio, facilitando la trazabilidad y evitando adelantos unilaterales.

Material escolar, libros y tecnología

El material escolar recurrente (cuadernos, bolígrafos, mochilas estándar), los libros del curso y, cada vez más, las licencias digitales o plataformas educativas, suelen considerarse gastos ordinarios. Por su previsibilidad anual y necesidad directa para el aprendizaje, se entienden incluidos en la pensión de alimentos o en la aportación mensual a la cuenta común. En centros con listas de material publicadas, conviene archivarlas y asociarlas a la factura para evitar discusiones posteriores. Si el colegio requiere dispositivos tecnológicos (tableta, portátil) como herramienta obligatoria, lo normal es tratarlos como ordinarios de renovación esporádica, en tanto forman parte del equipamiento docente. Si el dispositivo supone un coste excepcional o no es exigido por el centro, puede discutirse su carácter extraordinario.

Para ahorrar y coordinar, es útil planificar compras conjuntas, aprovechar descuentos por pronto pago y acordar la titularidad y control parental de los dispositivos. Un buen protocolo incluye: (a) presupuesto compartido; (b) fechas límite; (c) reparto de tiendas o pedidos; (d) registro de garantías; y (e) custodia del equipo en domicilios alternos con funda y cargador duplicado. En cuanto a libros reutilizables, se aconseja fijar por escrito la responsabilidad de forrado, conservación y reposición por daños. Las licencias digitales asociadas a cuentas del menor deben activarse con correo compartido de los progenitores o con acceso delegado, para que ambos puedan tramitar incidencias y renovaciones sin fricciones.

Comedor y transporte escolar

El comedor escolar y el transporte son gastos frecuentes que pueden tener dos configuraciones: (1) uso estable durante todo el curso, que los convierte en ordinarios, asumidos con la pensión o la cuenta común; o (2) uso esporádico, que puede requerir liquidaciones mensuales entre progenitores si solo uno decide inscribir al menor sin acuerdo. Lo más prudente es pactar por escrito la necesidad del servicio, su frecuencia y el modo de pago (domiciliación, tarjeta del centro, prepago). Si el comedor responde a la jornada laboral de ambos y se emplea de forma regular, su consideración de ordinario apenas genera dudas. En cambio, si se contrata para días sueltos por conveniencia de un progenitor, lo razonable es que asuma el coste de esos días salvo pacto distinto.

En transporte, aplica criterio similar: ruta fija anual (ordinario) vs. viajes puntuales (extraordinario menor o gasto de quien decide). Cuando existan becas o ayudas de comedor/transporte, especifica quién las solicita y cómo se imputan los descuentos al cómputo conjunto. En custodia compartida con domicilios alejados, valora equilibrar trayectos o ajustar horarios para minimizar costes; otra opción es fijar un reparto porcentual del transporte si resulta inevitable. Guarda justificantes bancarios y recibos del AMPA o de la empresa de transporte; son la base de cualquier conciliación o reclamación futura.

Actividades extraescolares y excursiones

Las extraescolares son un terreno de conflicto habitual. Salvo que el convenio las incluya expresamente como ordinarias (por su continuidad y moderación de coste), lo más prudente es tratarlas como gastos extraordinarios no necesarios, que exigen acuerdo expreso previo. Debe valorarse su impacto en el horario de cada progenitor, el coste mensual, la finalidad pedagógica y la motivación del menor. Una actividad deportiva razonable y sostenida, o música en la escuela municipal, probablemente sea asumible; programas de alto rendimiento o academias costosas sin consenso pueden ser discutibles.

Las excursiones y colonias escolares se interpretan según su naturaleza: si son parte del programa lectivo obligatorio y de coste moderado, pueden considerarse ordinarias; si son viajes voluntarios o de alto importe, se tratan como extraordinarias y requieren aprobación. Para evitar sorpresas, aplica una política de “información temprana + presupuesto + consentimiento”. Si no hay acuerdo, busca alternativas equivalentes más económicas o aplaza la inscripción. Recuerda que las matrículas no reembolsables sin consenso pueden generar controversia y, en ocasiones, quedar a cargo de quien las contrata unilateralmente.

Gastos imprevistos y urgentes

Hay gastos que surgen sin aviso: rotura de gafas, pérdida de libros, reparación de dispositivo o un refuerzo pedagógico inmediato recomendado por el tutor. ¿Cómo actuar? Si el gasto es necesario y urgente, la prioridad es no interrumpir la educación del menor. Comunica de inmediato la incidencia, comparte presupuesto o factura y explica la urgencia. Si no es posible esperar la respuesta, adelanta el pago y deja constancia documental. Posteriormente, solicita el reembolso de la parte que corresponda con justificantes. Si el gasto no es urgente ni necesario, detén la decisión hasta contar con el visto bueno del otro progenitor.

Para graduar conflictos, conviene fijar en el convenio umbrales de cuantía: por ejemplo, “hasta 50€ decide quien tenga la guarda y comunica; por encima, se requiere doble conformidad”. Asimismo, puedes pactar un fondo de contingencia en la cuenta común (p. ej., 20–30€ mensuales) que cubra pequeñas sustituciones. En digital, usa un grupo de mensajería exclusivo para asuntos escolares con formato estándar de avisos (motivo, coste, fecha, alternativa). La anticipación y la trazabilidad evitan malentendidos y demoras en reembolsos.

Convenio regulador: modelos y cláusulas

Un convenio regulador bien redactado es la mejor herramienta para evitar litigios. Incluye un anexo de gastos educativos con cuatro bloques: (1) definición de ordinarios (libros, material, comedor, transporte habitual, uniformes, licencias digitales); (2) catálogo de extraordinarios necesarios (refuerzo logopédico/psicopedagógico prescrito, ortopedia para el estudio, dispositivos obligatorios) y no necesarios (viajes opcionales, academias premium); (3) procedimiento de comunicación y aprobación (plazos, formato, presupuestos, silencio); y (4) método de pago y liquidación (cuenta común, porcentajes, calendario, compensación en especie). Agrega una cláusula de revisión anual conforme al IPC educativo o al aumento de tarifas del centro, con mecanismo para ajustar aportaciones sin renegociar todo el convenio.

Para aumentar la seguridad jurídica, establece la prueba mínima para reclamar: facturas nominativas, recibos bancarios, correos o mensajes con emoji de aceptación o “ok”, y presupuestos previos. Define una ventana trimestral de liquidación (p. ej., días 5–10 del mes siguiente al trimestre) y un canal oficial (correo compartido). En custodia compartida, considera sustituir la pensión por aportaciones iguales a la cuenta escolar, con saldo objetivo y reposición automática. Por último, prevé un procedimiento de discrepancias: mediación, consulta al centro educativo o, en su defecto, solicitud judicial acotada al punto concreto.

Prueba documental y cómo evitar conflictos

La mejor prevención es un flujo documental simple y constante. Crea una carpeta compartida (Drive/Dropbox) con subcarpetas por curso: “01 Presupuestos”, “02 Facturas”, “03 Comunicaciones”, “04 Becas”. Nombra los archivos con fecha ISO (2025-09-01_Factura_Libros_6EP.pdf). Toda comunicación significativa se realiza por un canal trazable (email o WhatsApp), evitando llamadas que luego generan versiones distintas. Si el centro emite circulares, súbelas el mismo día y etiqueta a la otra parte. Cuando tengas la guarda, guarda tickets y factura digital; cuando no, solicita copia sin demora.

Para bajar la tensión, céntrate en intereses del menor, no en posiciones personales. Usa el método propuesta–razón–alternativa: “Propongo comedor diario; razón: horarios de ambos; alternativa: 3 días + fiambrera 2 días”. Las matrices de decisión (coste/beneficio/impacto) facilitan acuerdos. Si aún así hay bloqueo, recurre a la mediación familiar o solicita al centro un informe de necesidad. Solo cuando se frustre la cooperación, valora vías judiciales con reclamación de cantidades aportando cuadro de gastos y prueba de comunicación previa.

Ejemplos prácticos y repartos orientativos

Imagina una familia con ingresos netos desiguales (60/40). Supuesto A: libros (280€), material (120€), licencias (90€), comedor mensual (160€ × 10 meses), uniforme (150€), transporte (70€ × 10). Al ser gastos ordinarios del curso, se cubren con la pensión o la cuenta común, que ambos alimentan conforme a su proporción: 60% y 40%. Supuesto B: viaje de fin de curso (450€) y chándal extra (60€). Si el viaje es voluntario, requiere acuerdo previo; de aceptarse, se reparte 60/40 y se domicilia contra la cuenta común o se liquida a mes vencido. Supuesto C: gafas nuevas por prescripción (200€). Es extraordinario necesario; basta comunicación y factura para repartir 60/40 aunque haya desacuerdo.

En custodia compartida sin pensión, ambos ingresan mensualmente a la cuenta escolar un “presupuesto de curso” (p. ej., 250€ cada uno) calculado a partir del histórico. Trimestralmente, se ajusta el saldo. Si un progenitor decide unilateralmente apuntar al menor a robótica (55€/mes) sin consenso, asume ese coste hasta que exista acuerdo. Si el centro impone una tableta obligatoria (280€), al tratarse de equipamiento docente, se reparte según porcentaje pactado. Mantén una hoja de liquidación con columnas: concepto, fecha, quién paga, base, % cada uno, saldo y observaciones. Este cuadro agiliza conciliaciones o, si fuera necesario, una reclamación de cantidades.

Preguntas frecuentes